Feladatok, projektek és kulcsmutatók egy helyen – gyorsabb döntések, kevesebb káosz
Átláthatóbb munkavégzés, pontosabb időnyilvántartás, hatékonyabb ügyfélkezelés
Egy könyvelő cég számára egyedi belső ügyviteli rendszert fejlesztettünk, amelynek célja az ügyfélkezelés, a munkaidő-nyilvántartás, a feladatkezelés és a vezetői riportok egységes rendszerbe szervezése volt.
A könyvelőirodák működésében kiemelten fontos, hogy pontosan követhető legyen, melyik munkatárs melyik ügyfélen, milyen feladaton és mennyi időt dolgozott. A fejlesztett rendszer ezt a folyamatot tette átláthatóvá és mérhetővé.
Ügyfelek projektalapú kezelése
A rendszerben minden ügyfél külön projektként jelenik meg, így az adott céghez kapcsolódó feladatok, jegyzetek, fájlok, munkaidő-bejegyzések és riportok egy helyen kezelhetők.
Ez a megoldás segíti a könyvelőiroda munkatársait abban, hogy gyorsan megtalálják az adott ügyfélhez tartozó információkat, a vezetőség számára pedig pontos képet ad az egyes ügyfelekhez kapcsolódó munkaterhelésről.
Munkaidő-logolás és ellenőrzés
A felhasználók a rendszerben rögzíthetik, hogy melyik ügyféllel, milyen feladaton és mennyi időt dolgoztak. A munkaidő-bejegyzések visszakereshetők, ellenőrizhetők és kimutatásokba rendezhetők.
Ennek köszönhetően pontosan láthatóvá válik, hogy egy adott cég kiszolgálása mennyi munkaidőt igényel, mely munkatársak vesznek részt az ügyfél kezelésében, és hol jelentkeznek nagyobb leterheltségek.
Kimutatások és vezetői riportok
A rendszer egyik legfontosabb eleme a riportfunkció, amely lehetővé teszi, hogy a vezetők gyorsan áttekintsék a munkavégzést és az ügyfelekhez kapcsolódó időráfordítást.
Lekérdezhető például, hogy egy adott ügyféllel összesen mennyi időt töltött a csapat, egy munkatárs milyen projektekben dolgozott, vagy mely ügyfelek igénylik a legtöbb erőforrást. Ezek az adatok támogatják a kapacitástervezést, az árazási döntéseket és a belső működés optimalizálását.
Jegyzetek, fájlok és feladatok egy helyen
A fejlesztett rendszer nemcsak időnyilvántartásra szolgál, hanem a mindennapi ügyviteli munkát is támogatja. Az ügyfelekhez és projektekhez jegyzetek hozhatók létre, fájlok tölthetők fel, valamint konkrét feladatok rendelhetők munkatársakhoz és projektekhez.
Ezáltal csökken az információvesztés kockázata, átláthatóbbá válik a csapatmunka, és minden fontos adat egy központi rendszerben érhető el.
Egyedi fejlesztés valós működési igényekre szabva
A rendszer nem dobozos szoftverként készült, hanem a könyvelő cég belső működéséhez igazítva, egyedi fejlesztéssel. A cél az volt, hogy a szoftver ne plusz adminisztrációs terhet jelentsen, hanem valóban egyszerűsítse a napi munkát.
A dashboard, a projektalapú ügyfélkezelés, a munkaidő-logolás, a feladatkezelés, a dokumentumfeltöltés és a riportok együtt egy olyan belső ügyviteli rendszert alkotnak, amely támogatja a hatékonyabb, átláthatóbb és adatvezérelt működést.
Eredmény
A fejlesztés eredményeként a könyvelőiroda pontosabb képet kapott az ügyfelekhez kapcsolódó munkaráfordításról, egyszerűbbé vált a munkatársak feladatainak nyomon követése, és átláthatóbb lett a teljes belső működés.
A rendszer hozzájárul a jobb kapacitástervezéshez, a vezetői döntések támogatásához, valamint ahhoz, hogy a vállalat hatékonyabban tudja kezelni ügyfélkörét és belső folyamatait.